Los requisitos de la Norma 25 de la NFPA relacionados con la documentación, hacen que las capacidades digitales de inspección, prueba y mantenimiento (ITM) sean cada vez más atractivas y útiles para los líderes de la industria.Esto es especialmente cierto a medida que más jurisdicciones adoptan servicios de envío de informes electrónicos para agilizar los esfuerzos de prevención de incendios y los procesos de aplicación de códigos.
Subsección 4.3.1: Se requieren registros del sistema y sus componentes. Esto armoniza con la Sección 4.6.1, que requiere pruebas de todos los componentes y sistemas. No es suficiente escribir que “(1) Se inspeccionó y probó el sistema de tuberías húmedas. Todo pasó la prueba”. El propietario de la propiedad o el representante designado debe asegurarse de que los componentes que forman ese sistema estén detallados y contabilizados durante la prueba. Si un componente falló, debe documentarse individualmente. Esto también ayuda al contratista de servicios al cotizar el servicio y regresar al sitio para las reparaciones. Esta necesidad es aún más crítica si trabaja en el entorno de atención médica altamente regulado. Ya sea que utilice un formulario tipo lista de verificación o un informe con una lista específica del tipo de dispositivo, ingresar digitalmente esta información agiliza el proceso de ITM para el contratista de servicios, mantiene bajos los costos para el propietario de la propiedad y proporciona el nivel de detalle implícito en esta sección.
La subsección 4.3.1 también exige que el informe se ponga a disposición de la autoridad competente (AHJ) cuando se lo solicite. En lugar de escanear un informe de varias páginas y enviarlo por correo electrónico o, lo que es aún más lento, enviar una copia impresa por correo postal, es mucho más eficiente enviar por correo electrónico o enviar un informe a la AHJ a través de un servicio basado en la web en formato digital con un par de clics o toques. Además, proporcionar a la AHJ la capacidad de escanear un código QR en el sitio real y acceder al informe en un teléfono o tableta instantáneamente crea ventajas de eficiencia aún más significativas para las partes interesadas. Se reduce el trabajo y el tiempo del contratista de servicios para proporcionar la documentación, la responsabilidad del propietario de la propiedad ante la AHJ se cumple rápidamente y el tiempo de espera de la AHJ para recibir el informe para su revisión, especialmente cuando hay deficiencias, disminuye sustancialmente.
Subsección 4.3.1.1: Esta sección reconoce el aumento del uso de informes digitales en nuestra industria al permitir que los registros se almacenen y se acceda a ellos electrónicamente. Los informes digitales facilitan considerablemente el cumplimiento de los requisitos que se indican a continuación por parte del propietario de la propiedad.
Subsección 4.3.2: Aquí se encuentran las características mínimas requeridas para el informe. A primera vista, puede parecer que no contiene muchos detalles. Sin embargo, el Anexo B.4 aclara las expectativas de documentación al proporcionar una lista de información recomendada para cada informe. Si bien la NFPA 25 no exige ningún formato específico, sí proporciona una excelente orientación. Como novedad en la edición de 2017, el Anexo B.4 describe cuál debería ser el contenido estándar, independientemente del formato o informe que elija. Al examinar este material breve e informativo, queda claro lo ventajoso que es para el contratista de servicios ingresar este contenido digitalmente. Esto facilita que el inspector ingrese los datos y agilice la entrega al usuario final.
Subsección 4.3.3: El propietario de la propiedad tiene la responsabilidad de mantener los registros. La inspección y documentación digital de dichos registros se traduce en opciones de almacenamiento, recuperación y entrega más sencillas para el propietario, lo que ahorra tiempo y facilita la relación con la autoridad competente cuando se realiza una solicitud de informe. Esto también resuelve los desafíos logísticos para las empresas de gestión de instalaciones o los propietarios de edificios con múltiples propiedades. Supongamos que un gran fabricante industrial multinacional opera numerosas plantas en América del Norte, pero los empleados de la sede corporativa están realizando una auditoría. Los auditores ahora pueden confiar en un único repositorio en línea centralizado de todos los informes necesarios. Ya no dependen de que cada una de las instalaciones proporcione copias impresas o imágenes escaneadas de la documentación requerida, y tienen la visibilidad necesaria en todas las operaciones para identificar posibles problemas de responsabilidad de manera rápida y sencilla.
Sección 4.3.4: Con los informes digitales también viene la capacidad de almacenar datos relacionados de la misma manera. Los datos relacionados consistirían, por ejemplo, en pruebas de aceptación, hojas de datos, cálculos hidráulicos, certificados y planos de obra, todos los cuales deben conservarse durante la vida útil del sistema. A lo largo de muchos años y para muchos propietarios, tener estos datos almacenados digitalmente beneficia a todas las partes cuando se necesita acceder rápidamente a los datos históricos para consultarlos durante una investigación o inspección de cumplimiento.
Sección 4.3.5: La sección Registros termina con el requisito de un período de retención para la documentación, que actualmente es de un año después de la siguiente actividad de ITM. Si se cumplen los requisitos del Código Internacional de Incendios para el mantenimiento de registros, el período de retención no es inferior a tres años y podría ser más largo si se especifica en otra sección de ese Código o en otra norma de referencia. Independientemente del período de retención que requiera su jurisdicción local, la inspección y documentación digitales permiten de forma indefinida el almacenamiento seguro de los datos de ITM.
La documentación impresa sigue siendo válida y reconocida por todos los principales códigos y normas relacionados con la inspección, las pruebas y el mantenimiento. Sin embargo, esos mismos códigos y normas permiten alternativas electrónicas, lo que reconoce una creciente conciencia de las ventajas que ofrece la inspección y la elaboración de informes digitales. La elaboración y el mantenimiento de informes en papel, que durante décadas ha sido el estándar de la industria, es costoso, lo que pone de relieve los beneficios ecológicos y de ahorro de costes que supone la eliminación del papel. Junto con el acceso las 24 horas del día, los 7 días de la semana y la facilidad de difusión a las partes interesadas, las ventajas de los procesos de gestión de la información digital se ven claramente en el tiempo y el dinero que se ahorran, la reducción de riesgos y responsabilidades y la muy apreciada ganancia de la tranquilidad de cumplir con los informes que todo contratista de rociadores desea y necesita.
Acerca del autor: Joe Scibetta tiene más de una década de experiencia en el campo como inspector certificado y más de una década trabajando como gerente de códigos y normas para BuildingReports, líder en tecnología de inspección y elaboración de informes de seguridad contra incendios y de vida. Además de brindar información sobre productos y capacitación relacionada con la aplicación de códigos y normas de seguridad contra incendios y de vida, el Sr. Scibetta es un miembro activo de numerosas asociaciones de la industria y forma parte de comités técnicos de NFPA, NFSA y AFAA.
