El siguiente artículo fue publicado en la edición de marzo/abril de 2018 de la revista Sprinkler Age.
Los requisitos de la Norma 25 de la NFPA en cuanto a la documentación hacen que las capacidades digitales de inspección, prueba y mantenimiento (ITM) sean cada vez más atractivas y útiles para los líderes de la industria.
Echemos un vistazo a cada uno de los requisitos de mantenimiento de registros de la Sección 4.3 de la NFPA 25 (edición de 2017) desde el punto de referencia de una empresa que utiliza tecnología digital para inspeccionar, probar y mantener sistemas de protección contra incendios basados en agua y documentar sus resultados.
Subsección 4.3.1: Se requieren registros para el sistema y sus componentes. Esto armoniza con la Sección 4.6.1, que requiere pruebas de todos los componentes y sistemas. No es suficiente escribir que “(1) Se inspeccionó y probó el sistema de tuberías húmedas. Todo pasó la prueba”. El propietario de la propiedad o el representante designado debe ver que los componentes que forman ese sistema estén detallados y contabilizados durante la prueba. Si un componente falló, debe documentarse individualmente. Esto también ayuda al contratista de servicios al cotizar el servicio y regresar al sitio para reparaciones. Esta necesidad es aún más crítica si está trabajando en el entorno de atención médica altamente regulado. Ya sea que se utilice un formulario tipo lista de verificación o un informe con una lista específica del tipo de dispositivo, la introducción digital de esta información acelera el proceso de gestión de la información para el contratista de servicios, mantiene bajos los costos para el propietario de la propiedad y proporciona el nivel de detalle implícito en esta sección.
La subsección 4.3.1 también exige que el informe esté disponible a pedido de la autoridad competente. En lugar de escanear un informe de varias páginas y enviarlo por correo electrónico o, más lento aún, enviar una copia impresa por correo, enviar por correo electrónico o enviar un informe a través de un servicio basado en la web en formato digital a la autoridad competente con un par de clics o toques es mucho más eficiente. Además, proporcionar a la autoridad competente la capacidad de escanear un código QR en el sitio real y acceder al informe en un teléfono o tableta instantáneamente crea ventajas de eficiencia aún más significativas para las partes interesadas. El tiempo y el trabajo del contratista de servicios para proporcionar la documentación se reducen, la responsabilidad del propietario de la propiedad ante la autoridad competente se cumple rápidamente y el tiempo de espera de la autoridad competente para recibir el informe para su revisión, especialmente cuando existen deficiencias, disminuye sustancialmente.
Subsección 4.3.1.1: Esta sección reconoce el aumento del uso de informes digitales en nuestra industria al permitir que los registros se almacenen y accedan a ellos electrónicamente. Los informes digitales hacen que sea significativamente más fácil para el propietario de la propiedad cumplir con los requisitos que siguen.
Subsección 4.3.2: Aquí encontramos las características mínimas requeridas para el informe. A primera vista, puede parecer escaso en detalles. Sin embargo, el Anexo B.4 aclara las expectativas de documentación al proporcionar una lista de información recomendada para cada informe. Si bien la NFPA 25 no llega a exigir ningún formato específico, sí proporciona una excelente guía. Como novedad en la edición de 2017, el Anexo B.4 describe cuál debería ser el contenido estándar, independientemente del formato o informe que elija. Al examinar este material breve e informativo, se hace evidente lo ventajoso que es para el contratista de servicios ingresar este contenido digitalmente. Esto facilita que el inspector ingrese los datos y agilice la entrega al usuario final.
Subsección 4.3.3: El propietario de la propiedad tiene la responsabilidad de mantener los registros. La inspección y documentación digital de dichos registros se traduce en opciones más sencillas de almacenamiento, recuperación y entrega para el propietario, lo que ahorra tiempo y facilita la relación con la autoridad competente cuando se realiza una solicitud del informe. Esto también resuelve los desafíos logísticos para las empresas de gestión de instalaciones o los propietarios de edificios con múltiples propiedades. Digamos que un gran fabricante industrial multinacional opera numerosas plantas en América del Norte, pero los empleados de la sede corporativa están realizando una auditoría. Los auditores ahora pueden confiar en un único repositorio en línea centralizado de todos los informes necesarios. Ya no dependen de que cada una de las instalaciones proporcione copias impresas o imágenes escaneadas de la documentación requerida, y tienen la visibilidad necesaria en todas las operaciones para identificar posibles problemas de responsabilidad de forma rápida y sencilla.
Sección 4.3.4: Con los informes digitales también viene la capacidad de almacenar datos relacionados de la misma manera. Los datos relacionados consistirían, por ejemplo, en pruebas de aceptación, hojas de datos, cálculos hidráulicos, certificados y planos de obra, todos los cuales deben conservarse durante la vida útil del sistema. A lo largo de muchos años y para muchos propietarios, tener estos datos almacenados digitalmente beneficia a todas las partes cuando los datos históricos deben ser rápidamente accesibles para referencia durante una investigación o inspección de cumplimiento.
Sección 4.3.5: La sección Registros termina con el requisito de un período de retención para la documentación, que actualmente es de un año después de la siguiente actividad de ITM. Si se adhiere a los requisitos del Código Internacional de Incendios para el mantenimiento de registros, el período de retención no es inferior a tres años y podría ser más largo si se especifica en otra sección de ese Código o en otra norma de referencia. Independientemente del período de retención que requiera su jurisdicción local, la inspección y documentación digitales permiten de manera indefinida el almacenamiento seguro de los datos de ITM.
La documentación en papel sigue siendo válida y reconocida por todos los principales códigos y estándares relacionados con la inspección, las pruebas y el mantenimiento. Sin embargo, esos mismos códigos y estándares permiten alternativas electrónicas, lo que reconoce una creciente conciencia de las ventajas que brinda la inspección y los informes digitales. Los informes en papel, que durante décadas han sido el estándar de la industria, son costosos de producir y mantener, lo que resalta los beneficios ecológicos y de ahorro de costos de no usar papel. Junto con el acceso las 24 horas del día, los 7 días de la semana y la facilidad de difusión a las partes interesadas, las ventajas de los procesos de ITM digitales se ven claramente en el tiempo y el dinero ahorrados, la reducción de riesgos y responsabilidades y la muy apreciada ganancia de la tranquilidad de cumplir con los informes que todo contratista de rociadores desea y necesita.
Acerca del autor: Joe Scibetta tiene más de una década de experiencia en el campo como inspector certificado y más de una década trabajando como Inspector de Códigos y Gerente de estándares de BuildingReports, líder en tecnología de inspección y generación de informes sobre seguridad contra incendios y de vida. Además de brindar información sobre productos y capacitación relacionada con la aplicación de códigos y estándares de seguridad contra incendios y de vida, el Sr. Scibetta es un miembro activo de numerosas asociaciones de la industria y participa en comités técnicos de NFPA, NFSA y AFAA.
